Удаленка - три принципа

Из практики "удаленного" аккаунт-менеджера, арт-директора, CMO, гендиректора у меня выработалось понимание основных принципов удаленной работы

1. Коммуникации

2. Хореография (т. е. Координация)

3. Культура - этот принцип особенно важен для виртуальных команд, но также важен для людей, работающих удаленно.


🤹Успешно реализовать удаленную работу сложно; это требует продуманной стратегии и надежного исполнения.



Коммуникация. В виртуальной среде может быть сложно объяснить сложные идеи, особенно если люди не могут задавать вопросы и обсуждать их в реальном времени. Отсутствие личного взаимодействия ограничивает социальные сигналы, которые могут привести к недопониманию и конфликтам.


🛠На одном из моих тренингов я использую это простое упражнение, чтобы проиллюстрировать некоторые из ловушек:

разделив участников на группы по три человека, мы показываем одному члену команды изображение и просим его или её описать его другому члену команды по телефону ( не называя это прямо).

Этот человек, основываясь на описании, отправляет третьему члену команды электронное письмо с инструкциями о том, как воссоздать изображение. Как вы понимаете, это вызывает много смеха и много странных рисунков.


Способ избежать заблуждений и неверной интерпретации - сопоставить сообщение с носителем. Чтобы эффективно делиться сложной или личной информацией, вам часто нужно наблюдать за языком тела, слышать тон и интонацию, а также уметь видеть, о чем вы говорите.


🛠Для этих целей видеоконференцсвязь - это лучший способ поговорить с глазу на глаз.

🛠С другой стороны, небольшие несрочные запросы лучше всего подходят для электронной почты, обмена мгновенными сообщениями или универсальных платформ, таких как Slack.


❕Частота общения также имеет значение. Предоставление регулярных обновлений, быстрое реагирование на сообщения и доступность в важное время (особенно когда коллеги находятся в разных часовых поясах) снижает вероятность препятствий и укрепляет доверие.


Хотя общение происходит на индивидуальном уровне, компании могут устанавливать нормы и проводить обучение своих сотрудников.


🛠В отдельных компаниях было проще запретить электронную почту для внутренней связи. Вместо этого мы установили специальное программное обеспечение для управления проектами. Сотрудники сначала сопротивлялись, но после трехмесячного испытательного срока они оценили преимущества общей работы в одном фрейме- их зацепило!


Координация. Иногда координация удаленных сотрудников может напоминать хореографию труппы синхронных пловцов с завязанными глазами.

❕Каждый должен работать в гармонии, но люди часто не знают, что делают другие и как все сочетается в общей рутине.


Вот почему так важно создать формальные процессы, имитирующие неформальные способы, которыми мы соприкасаемся с атмосферой, когда мы физически находимся вместе - например, зайти в кабинет/подойти к столу коллеги или совместный обед. Эти взаимодействия служат для корректировки курса. В их отсутствие люди с большей вероятностью заблудятся в новом формате работы.


Чтобы смягчить эту проблему, которая усугубляется, когда вся команда является виртуальной, менеджеры должны не только четко сформулировать миссию, распределить роли и обязанности, создать подробные планы проекта и установить показатели производительности - они также должны задокументировать все это в легко доступном документе.

Существует множество инструментов, которые помогут вам с координацией, такие как Basecamp и Asana, но вам также необходимо дисциплинированно поддерживать документы в актуальном состоянии - и именно здесь в игру вступает процесс.

Команды должны знать, как и когда люди должны предоставлять обновления, проверять результаты и принимать решения.

Недостаточно просто иметь процессы. Менеджеры должны моделировать и применять их до тех пор, пока они не будут полностью ассимилированы. Им также необходимо оценить членов команды, насколько хорошо они соблюдают протокол. В противном случае они вернутся к старым привычкам.


Было бы проще отправить быстрое электронное письмо, например, сказать, что задача почти завершена, но люди неизбежно останутся вне цикла. Работа вне установленных процессов подорвет сплоченность команды.


Культура.

Этот принцип особенно важен для виртуальных команд, но также важен для людей, работающих удаленно.

Поскольку эти люди редко встречаются со своими товарищами по команде лицом к лицу, они, как правило, сосредотачиваются на задачах и игнорируют команду. Некоторое время это может сработать, но вы должны развивать культуру, чтобы стимулировать участие и поддерживать их эффективность в долгосрочной перспективе.


🛠 Первый шаг - это установление доверия. Решение проблем коммуникации и координации укрепит когнитивное доверие (основанное на компетентности и надежности).

Но аффективное доверие (основанное на чувствах) сложнее построить виртуально - вам может потребоваться объединить членов команды на короткие периоды времени.


🛠 Если личные встречи невозможны вы можете запланировать регулярные неформальные разговоры - один на один или в группе.

Возможно, они не так эффективны, как личное общение, но у них одни и те же цели: представить удаленных членов команды не как сотрудников, а как обычных людей, понимать, что они чувствуют, и узнать о жизни за пределами офиса.

Поначалу это может показаться неудобным, но создание общей идентичности и личных связей приведет к большему вовлечению и повышению производительности.


ПОМНИТЕ!

Успешно реализовать удаленную работу сложно; это требует продуманной стратегии и надежного исполнения.

Но когда все сделано хорошо, награда высока: повышение производительности, более счастливые сотрудники и экономия средств (которую вы можете инвестировать в построение лучшего бизнеса).


В связи с серьезными изменениями на рабочем месте, такими как значительное увеличение числа #миллениалов и стирающаяся грань между работой и жизнью, удаленная работа станет еще более важным инструментом для набора и вовлечения сотрудников.


А в вашей компании есть ли специалисты на удаленной работе?,



Елена Борисенко @borisenkonline

2021